A técnica dos Cinco Porquês é uma estratégia simples e poderosa para solucionar problemas que consiste em fazer repetidas perguntas “por que?” para identificar a causa raiz de um problema. Nessa publicação, vamos usar a técnica dos Cinco Porquês para solução de problemas de controles internos em uma empresa.
Essa técnica (ou ferramenta) pode ser aplicada em uma ampla variedade de problemas e situações, e pode ser uma excelente ferramenta para as empresas melhorarem sua eficiência e produtividade.
Identificando a causa raiz de um problema de controle interno em uma empresa
Para exemplificar como a técnica dos Cinco Porquês pode ser aplicada, vamos usá-la para identificar a causa raiz de um possível problema de controle interno em uma empresa.
O problema: há um padrão de erros contábeis em um setor específico da empresa.
1) Por que há problemas contábeis recorrentes em um departamento específico? Resposta: Porque o processo de reconciliação das contas não está sendo seguido adequadamente.
2) Por que o processo de reconciliação não está sendo seguido adequadamente? Resposta: Porque os funcionários responsáveis pelo processo não entendem completamente as diretrizes e procedimentos.
3) Por que esses funcionários não entendem completamente as diretrizes e procedimentos? Resposta: Porque não houve treinamento adequado ou atualizações regulares nas diretrizes e procedimentos contábeis.
4) Por que não houve treinamento adequado ou atualizações regulares nas diretrizes e procedimentos contábeis? Resposta: Porque a equipe responsável pela formação e atualização das diretrizes e procedimentos contábeis está sobrecarregada com outras tarefas e não tem tempo suficiente para se dedicar ao treinamento.
5) Por que a equipe responsável está sobrecarregada? Resposta: Porque não há pessoas suficientes para realizar as tarefas necessárias e a empresa não está disposta a contratar mais funcionários.
Soluções propostas com base nas respostas obtidas
Com base nessas respostas, a empresa poderia adotar as seguintes medidas:
- Rever e melhorar o processo de reconciliação contábil para torná-lo mais claro e fácil de seguir.
- Oferecer treinamento regular aos funcionários responsáveis pelo processo de reconciliação contábil.
- Contratar mais funcionários para ajudar com as tarefas contábeis e reduzir a sobrecarga da equipe de treinamento.
- Revisar o processo de gerenciamento de tarefas para garantir que a equipe de treinamento tenha tempo suficiente para se dedicar ao treinamento.
Conclusão
A técnica dos Cinco Porquês pode ser uma ferramenta útil para as empresas identificarem as causas raízes de problemas e adotarem medidas para corrigi-los. Nesse caso específico, a técnica ajudou a identificar a falta de treinamento e de pessoal como as principais causas dos problemas contábeis recorrentes em um departamento.
Agora, a empresa pode implementar as soluções propostas e melhorar seus controles internos.
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