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Identifique problemas de controle interno com a técnica dos Cinco Porquês

    A técnica dos Cinco Porquês é uma estratégia simples e poderosa para solucionar problemas que consiste em fazer repetidas perguntas “por que?” para identificar a causa raiz de um problema. Nessa publicação, vamos usar a técnica dos Cinco Porquês para solução de problemas de controles internos em uma empresa.

    Essa técnica (ou ferramenta) pode ser aplicada em uma ampla variedade de problemas e situações, e pode ser uma excelente ferramenta para as empresas melhorarem sua eficiência e produtividade.

    Identificando a causa raiz de um problema de controle interno em uma empresa

    Para exemplificar como a técnica dos Cinco Porquês pode ser aplicada, vamos usá-la para identificar a causa raiz de um possível problema de controle interno em uma empresa.

    O problema: há um padrão de erros contábeis em um setor específico da empresa.

    1) Por que há problemas contábeis recorrentes em um departamento específico? Resposta: Porque o processo de reconciliação das contas não está sendo seguido adequadamente.

    2) Por que o processo de reconciliação não está sendo seguido adequadamente? Resposta: Porque os funcionários responsáveis pelo processo não entendem completamente as diretrizes e procedimentos.

    3) Por que esses funcionários não entendem completamente as diretrizes e procedimentos? Resposta: Porque não houve treinamento adequado ou atualizações regulares nas diretrizes e procedimentos contábeis.

    4) Por que não houve treinamento adequado ou atualizações regulares nas diretrizes e procedimentos contábeis? Resposta: Porque a equipe responsável pela formação e atualização das diretrizes e procedimentos contábeis está sobrecarregada com outras tarefas e não tem tempo suficiente para se dedicar ao treinamento.

    5) Por que a equipe responsável está sobrecarregada? Resposta: Porque não há pessoas suficientes para realizar as tarefas necessárias e a empresa não está disposta a contratar mais funcionários.

    Soluções propostas com base nas respostas obtidas

    Com base nessas respostas, a empresa poderia adotar as seguintes medidas:

    • Rever e melhorar o processo de reconciliação contábil para torná-lo mais claro e fácil de seguir.
    • Oferecer treinamento regular aos funcionários responsáveis pelo processo de reconciliação contábil.
    • Contratar mais funcionários para ajudar com as tarefas contábeis e reduzir a sobrecarga da equipe de treinamento.
    • Revisar o processo de gerenciamento de tarefas para garantir que a equipe de treinamento tenha tempo suficiente para se dedicar ao treinamento.

    Conclusão

    A técnica dos Cinco Porquês pode ser uma ferramenta útil para as empresas identificarem as causas raízes de problemas e adotarem medidas para corrigi-los. Nesse caso específico, a técnica ajudou a identificar a falta de treinamento e de pessoal como as principais causas dos problemas contábeis recorrentes em um departamento.

    Agora, a empresa pode implementar as soluções propostas e melhorar seus controles internos.

     

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