Descomplicando a auditoria: como auditar gestão de almoxarifados
Esta é uma série de posts de autoria do colega Walter Alexandre Reimberg Lopes chamada “Descomplicando a Auditoria”, com o objetivo de tratar alguns temas relacionados a Controles Internos e Auditoria Interna, de forma leve, bem-humorada e de fácil leitura, mas com conteúdo prático e compartilhamento de experiências, as quais o autor obteve nos quase 20 anos atuando no mercado corporativo de grandes corporações.
Vamos lá pessoal, agora é a hora de falarmos de um assunto muito importante em empresas que possuem necessidade de ter grandes almoxarifados e dessa vez vamos tentar “Descomplicar a Auditoria de Gestão de Almoxarifados” e, modéstia à parte, por experiências que vivi neste tema, acho que este é um dos melhores posts que escrevi, porém ficou um pouco longo, mas o tema merece bastante conteúdo.
E porque este tema é importante? Simples (porém complexo), porque tem muito dinheiro das organizações armazenado em seus almoxarifados fazendo este processo ser um grande ofensor de custos e cada vez mais com a necessidade dos negócios em evitar desperdícios, estoques desnecessários e redução de custos. Os almoxarifados vem cada vez mais exercendo um papel estratégico no desempenho operacional e financeiro das grandes empresas, sendo parte fundamental da cadeia logística de transformação da matéria-prima em produto final.
Nos últimos anos, a gestão de almoxarifados passou por uma revolução, se tornando muito mais enxuto com a implantação da metodologia lean manufacturing, que nada mais é que evitar perdas e desperdícios que não agreguem valor ao processo produtivo e ao produto final. E com a implantação quase que sistemática e estrutural da metodologia “Just in Time” em todas as empresa que possuem almoxarifados, isso acabou gerando forte impacto dos almoxarifados na cadeia produtiva, buscando incessantemente alocar apenas a matéria-prima na quantidade certa de determinado item no tempo justo para a entrega, ou seja, o almoxarifado passou a ser muito mais estratégico para as companhias e, por isso, todos ficam de olho neles, pois pode parar a produção, ter grandes desvios, dentre outros problemas de grande porte.
Via de regra, os gestores de almoxarifados têm a chave de um cofre com muito valor lá dentro, por isso a necessidade de se ter controles, sistemas e verificações contínuas deste processo para assegurar o compliance das operações e também para evitar sustos para a cadeia produtiva.
Bom, eu sempre tento fazer uma introdução para ilustrar a importância dos processos a serem auditados, para que vocês tenham argumentos para iniciar uma análise de riscos quando questionado porque estão auditando almoxarifados e não outro processo. Mas, nada melhor do que fazerem uma análise de riscos na sua própria empresa para ver o valor que este processo agrega à cadeia.
Mas chega desse briefing e blá blá bla, enfim, vamos ao escopo e comentários, sigo mantendo o padrão de “quebrar” o escopo sempre em 3 pilares: (i) Governança, (ii) Processos e controles e (iii) Sistemas de gestão e suporte, lá vamos nós:
Estrutura de Governança
- Aderência às leis e regulamentos do processo analisado (neste tópico é necessário se certificar o que está sendo armazenado nas dependências do almoxarifado físico e tentar verificar algum item que possa ter leis e regulamentações, tais como produtos controlados pelo IBAMA, Anvisa, Polícia Federal etc., como por exemplo, itens químicos, armamentos, munições, explosivos, gases de solda, ácidos, etc. Estes produtos precisam de licenças para utilização e estão sujeitos a fiscalização de órgãos reguladores. Outro ponto importante é com relação a itens inflamáveis que possam propagar fogo, por isso, é importante ver as licenças do Corpo de Bombeiros (AVCB) e também os sistemas de combate a incêndio se estão válidos e vistoriados. Verificar se as licenças estão em dia é um ótimo item para verificação da sua auditoria. A utilização de um armazém, sem as devidas licenças legais, pode incorrer em multas e sanções legais / ambientais); .
- Observância aos normativos, políticas, procedimentos e ao código de conduta da companhia (sempre incluo este item como base para elaboração do programa de trabalho, vale a pena debruçar e ler todo o conteúdo, quase sempre o gestor já inclui nos procedimentos e políticas da área as melhores práticas de gestão [isso pode incluir leis e regulamentos], mas o importante da nossa checagem é assegurar que estão cumprindo o que escreveram. O Código de Conduta também é uma fonte importante para incluir testes, em especial, para aqueles pequenos desvios de itens que são quase imperceptíveis, mas que ajudam a disseminar a cultura de controles, se tem alguém desviando caneta, pode ter porta aberta para desvio de coisa grande); .
- Planos de mitigação da matriz de riscos e controles chaves de performance (outro item que sempre incluo é avaliar os controles derivados da matriz de riscos para certificar que estão sendo cumpridos de forma eficaz é um grande ponto para sua auditoria. Muitas vezes, na hora de se montar a matriz de riscos junto das áreas de controles da Companhia, o gestor cria vários controles excelentes e lindos que depois se perdem nas movimentações da Companhia. Por isso, se atente a eles, são ótimas chaves de busca para pontos que você pode encontrar).
Controles e Processos Operacionais
- Processo de recebimento de itens nos almoxarifados (estocáveis e não estocáveis) (os processos de entradas de materiais são de extrema importância, checar se os itens são registrados, se estão sendo dada as entradas físicas e fiscais, inclusão nas posições corretas de estoque, inserção e gestão de informações como validade do produto [quando perecível]. A falta de um controle eficiente de vencimentos de itens perecíveis acarreta em possível descartes de produtos com valor agregado e majoração de custos com novas aquisições desnecessárias. Vale a pena testar se foram descartados produtos perecíveis por prazo de validade expirado e também cruzar com o valor comprado destes itens pós descarte do item inutilizado. Exemplos de itens: fertilizantes, herbicidas, inseticidas, ácidos, químicos, explosivos, balísticos, etc.); .
- Transferências de itens de estoque do almoxarifado entre unidades do grupo (este item é um dos campeões, geralmente não se dá importância para movimentações dentro de unidades do mesmo grupo, mas saibam que precisa do mesmo nível de registro e formalização do que uma saída externa, tantos para fins fiscais quanto de controles. Checar a saída de itens para outras unidades do grupo vai te trazer oportunidades de melhorias ao processo. Aqui também é importante avaliar a saída de itens para utilização fora das dependências da empresa, como uma espécie de almoxarifado avançado, ou seja, itens que saem do almoxarifado fisicamente, mas que não são aplicados no processo produtivo, por exemplo: uniformes que são levados para serem entregues a profissionais que ficam fora da empresa, geralmente algum supervisor retira uma série de itens e fica com aqueles itens nos porta malas de seus carros até serem entregues aos funcionários, enquanto o item não tem o retorno das entregas assinadas pelo funcionário que recebeu, ainda é um item de almoxarifado, fazendo que por um período de tempo o estoque não bata. Outro exemplo são itens de conserto de máquinas e equipamentos, geralmente algum técnico pede uma lista de itens que podem resolver o problema da máquina, mas ele não sabe quais irá aplicar até que ele abra a máquina, mas ele leva uma série de itens e depois dá baixa no almoxarifado dos itens que foram aplicados no conserto, devolvendo os itens que não foram aplicados. Em ambos casos citados, se faz necessário um controle adicional de saída e retorno [que, muitas das vezes, não é suportado pelos sistemas, fiquem atentos], e aí começa a lambança de não bater as contagens e o gestor do almoxarifado simplesmente não sabe onde o item está; .
- Gestão das movimentações nos almoxarifados (retirada e retorno de materiais) (outro item campeão de ponto, muitas das vezes, os itens saem e não se retorna, especialmente para itens onde podem ter utilização parcial do produto, importante checar a pesagem/contagem ou controle de saída e a pesagem/contagem ou controle de reentrada, para que seja dada baixa somente dos itens utilizados, voltando a compor o almoxarifado aqueles itens que retornar do processo produtivo. Também é importante que o almoxarifado tenha controle de itens em poder de terceiros [tudo aquilo que foi enviado para conserto e que deve retornar dentro de 60 dias – prazo contábil para retorno de itens de remessa]. Outro ponto a se considerar neste item é o nível de organização dos almoxarifados [ou nível de desorganização do ambiente], um nível inadequado de disposição dos itens [em endereços únicos, ruas estabelecidas, por ordem, tamanho, uso etc.] pode gerar descontrole dos materiais e dificuldades de localização dos itens, acarretando em (i) entregas indevidas de materiais, (ii) dificuldade na realização de inventário dos itens, (iii) facilidade de extravios de materiais, (iv) custos majorados com alocação de espaço físico e gestão dos itens, dentre outros; .
- Gestão do inventário cíclico/rotativo (preparação, condução e registros) para materiais estocáveis armazenados nos almoxarifados (a gestão de inventários é sempre um tema importante. Os inventários ajudam a assegurar a acuracidade dos almoxarifados e é importante ter procedimentos bem claros para definição de amostra [geralmente é feito um Pareto 80/20] para definição de itens A, B e C, definido periodicidades diferentes de contagens para cada categoria de itens [vejam se isso existe está procedimentado e está sendo realizado na frequência esperada – em geral, os inventários cíclicos não ocorrem dentro do previsto, e aí, é problema, ponto de auditoria – já os inventários gerais, esses acabam sendo empurrados pelo fechamento contábil e, via de regra, ocorrem normalmente]. Outro ponto é com relação aos ajustes de estoques, puxe uma lista de ajustes [aqui vale a pena testar as alacadas de aprovação de ajustes de inventários, visto que dando baixa de itens você está baixando “dinheiro” da empresa e isto precisa ser aprovado por níveis delegantes competentes – outro ponto que sempre dá pau, rsrs], veja aqueles itens que nunca sofreram ajustes em geral os itens de estoques, especialmente aqueles com maior movimentação acabam dando diferença e precisam de ajustes, se não tem ajuste algum, desconfie. Para validar os números do sistema, você não vai escapar de fazer uma “mini inventário”, e aí vai ter de extrair uma lista de itens do almoxarifado e fazer uma amostra para contagem [como citei acima, faça um Pareto 80/20], pegue os itens de maior valor para ganhar cobertura na sua auditoria, mas inclua no seu teste itens sem ajuste [estranho né – certifique], itens sem movimentação [pode ser slowmover], itens com grande movimentação [vão apresentar diferenças] e tente cobrir diferentes categorias de itens [industriais, siderúrgicos, químicos, automotivos, etc.) e selecione os itens para uma contagem física [se conseguir cobrir em valor cerca de 30% do total do estoque, já terá boa capilaridade e cobertura]. Geralmente os riscos atribuídos ao processo de inventário são grandes e podem impactar a Companhia toda, tais como: (i) indisponibilidade de material necessário para operação [lead-time de reposição]; (ii) majoração de custos com aquisições de materiais em ciclos inadequados; (iii) ajustes contábeis incorretos e/ou indevidos e consequentes impactos nos resultados, (iv) desvios de materiais, (v) ineficiência da gestão e (vi) tomada de decisões sobre bases inadequadas, dentre outros; .
- Controles de estoques para materiais consignados e itens remanufaturados (é necessário ter controle de itens consignados ou remanufaturados, especialmente para itens que precisam ser reciclado ou devolvidos para os proprietários, é importante ver o retorno destes itens ao almoxarifado, por exemplo, cilindros de gases de solda, você utiliza o gás mas devolve o cilindro pois ele vai ser recarregado pelo fornecedor de gases [sabem quanto custa cada cilindro? Em média mil reais cada] – historinha: já vi casos onde a empresa teve de pagar centenas de milhares de reais para o fornecedor de gases - chegando a casa de milhão algumas vezes, porque não encontrou milhares de cilindros de gases de solda que eram de comodato. Fica a pergunta: Como estes cilindros saíram da Companhia? Porta mala de carros? Bolsa de algum funcionário? É isso. Imagine um cara saindo da empresa com um cilindro de gás nas costas sem ninguém perceber? Acontece, garanto); .
- Elaboração e atualização dos parâmetros de MRP (se sua empresa tem boa gestão de almoxarifados, certamente deve ter um MRP [Manufacturing Resource Planning] voltado a calcular a previsão da demanda em função das necessidades, gerando estoque mínimo e máximo, lead time de reposição através de parâmetros pré-definidos via sistema, considerando frequência de itens e repetitividade de consumo num período de tempo. Vale a pena mergulhar nesse item e validar os cálculos de MRP visando identificar itens que podem estar classificados de forma incorreta como “alta frequência” ou “alta repetição” gerando slowmovers e reposições desnecessárias. Basta testas itens de MRP com consumo zero num determinado período de tempo e também checar itens cujo volume de estoque variou muito sem explicação plausível, ou seja, a curva do item entrou numa crescente sem ser ajustada e dentre em breve atingirá o nível máximo de estoque, gerando (i) majoração de custos por dispêndio antecipado de caixa e flutuações de preços de mercado; (ii) custos de gestão e alocação de espaço para itens sem giro e (iii) potencial aumento do volume de itens obsoletos, dentre outros. Ótimo ponto para apresentar um valor agregado da sua auditoria, calculando o quanto a empresa gastou de forma antecipada ou desnecessária e valorando isso contra um saldo de caixa investido a 0,35% a.m.. Te asseguro que se o volume de descontrole for grande você apresentará um ganho em sua auditoria na casa de alguns milhões [guardado o porte da empresa, claro]; .
- Gerenciamento de itens críticos e estratégicos (lead-time de reposições) (importante avaliar neste tópico que a Companhia através da gestão do almoxarifado tenha um mapeamento de itens críticos ou estratégicos, visando montar um plano de contingência para estes itens que podem afetar diretamente a produção, como itens que tem um lead time de reposição grande [importados, por exemplo] ou itens que necessitam de interfaces externas de fornecedores [mão de obra especializada], por isso, estes itens devem ter um tratamento especial, visto o risco que trazem a produção. Imagine que a ausência de um item como este pode parar sua operação por 1 semana, qual o custo disso? Melhor ter um backup destes itens, não é? Ou ao menos ter um plano ou mapa que diga o tamanho do risco que se corre. Historinha: vi uma empresa que tinha uma máquina importada da Suécia, que alguns spare parts eram produzidos somente pelo fabricante da máquina, e existia um item que ao menos 1 vez por ano dava problema, sendo preciso emitir um pedido de compra para este fornecedor na Suécia e tinha um lead time de 45 dias entre fabricar a peça, entregar no porto, depois trazer para dentro da empresa e instalar na máquina, ou seja, ficaria 45 dias parados se a peça não estivesse em estoque, prejuízo que poderia quebrar a empresa, o item era caríssimo e não valia a pena manter ele em almoxarifado, enfim, depois de alguns perrengues, a empresa decidiu por comprar peças sobressalentes e deixar em estoque enquanto desenvolvia um fornecedor nacional que poderia nos atender em menos tempo, isso levou cerca de 2 anos para ser ajustado mas evitou várias dores de cabeças gigantes que a empresa poderia ter); .
- Gestão de itens obsoletos (aqui cabe uma avaliação de itens sem movimentação de estoque alguma por um período grande de tempo [mais que 1 ano, por exemplo] e se existe a possibilidade um dia voltar a ser consumido. Caso não tenha mais possibilidade de consumo, recomenda-se o descarte ou venda destes itens. Repasse o item para a área de desinvestimentos ou realize um leilão do item [em último caso, como sucata, se não tiver valor agregado], podem acreditar que deixar este item em estoque está custando mais caro em termos de espaço físico, controle, manutenção, limpeza, etc.); .
- Almoxarifados paralelos/alternativos dentro das dependências da companhia (este é um ponto que a meu ver devia ser abolido nas companhias, pois é uma porta aberta para fraudes. Nas indústrias, isso é chamado de “manga”, sabe aquele estoquinho de itens que o gestor da produção gosta de ter perto da linha de produção? Para não precisar ficar indo no almoxarifado toda hora? Então, isso é “manga”. Isso é um câncer para a gestão de almoxarifados. Geralmente isso fica alheio ao controle de almoxarifados e são itens fantasmas [ou seja, não estão em lugar nenhum e podem valer centenas de milhares de reais], porém, mesmo quando estes itens estão sob gestão do almoxarifado, como um estoque avançado, estes itens nunca batem com o inventário, não tem posição definida, enfim, são problemas para o controle de itens. Este tipo de almoxarifado avançado pode impactar os indicadores de MRP pois alteram a rotatividade de itens já comprados impactando o giro podem trazer riscos de (i) criação de estoques paralelos sem qualquer controle, (ii) desembolsos desnecessários ou antecipados, (iii) envelhecimento do estoque disponível, (iv) falta de responsabilidade sobre o material, (v) Desvios e/ou roubos, dentre outros. Só para contar uma última historinha, já vi desvio de bobina de aço inox, de tanque de propano, bigbags de insumos e sucatas, coisas que pesavam toneladas, e como isso aconteceu? Fique atento a tudo, conluios existem. Criatividades também!);
Sistemas de gestão e suporte
- Sistemas e ferramentas de gestão e controles (aqui vale a pena avaliar sempre o sistema de gestão dos almoxarifados, visando identificar riscos em acessos indevidos a pessoal não autorizado [perfis de acessos], especialmente as transações de ajustes de inventários, baixas ou venda de materiais, dentre outros lançamentos que simplesmente fazem um item desaparecer do estoque. Também vale muito a pena verificar as reservas de matérias antigas, que podem ser utilizadas indevidamente, o certo é não ter reserva de material antiga, se alguém reservou material, tem que vir retirar logo, pois senão, reservou porquê? A produção não precisou mais? Não faz sentido marcar território, entende? Avaliem se existe bloqueio de reservas antigos com um tempo determinado evitando fraudes de retiradas indevidas de itens em aberto no estoque de materiais, utilização de reservas antigas indevidamente para ajuste de inventário).
Bom, é isso, este tema é bem bacana e importante para as organizações, tenho certeza que não conseguiremos esgotar todo o escopo aqui para ajudar a construírem um programa de trabalho decente, mas espero que gostem e que ajude em algo.
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Pulicado originalmente no LinkedIn do Walter Alexandre Reimberg Lopes.
Conteúdo adaptado/modificado por Tiago Souza, com a devida autorização do autor.
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