E-mail: como escrever para receber melhores respostas

Pulicado originalmente em Efetividade.net, cujo autor é Augusto Campos.

O e-mail é uma tecnologia datada do início da década de 1960, cheio de limitações, de concorrentes, de problemas e de insuficiências. Mesmo assim ele permanece sendo uma ferramenta essencial de comunicação da nossa geração – podendo ser um pilar da eficiência ou um grande dreno de tempo, dependendo de como lidamos com ela.

A maioria dos artigos explicando técnicas para lidar melhor com os e-mails tratam de uma questão que é essencialmente de eficiência: sobre o ponto de vista de quem recebe as mensagens e precisa esvaziar a caixa de entrada.

Mas existe outra situação, que é essencialmente de eficácia, que não pode ficar esquecida: o ponto de vista de quem envia o e-mail e deve se esforçar para garantir que uma resposta chegue a tempo, trazendo a informação desejada.

7 dicas para receber mais respostas aos seus e-mails

É difícil garantir que todos os e-mails que você manda serão respondidos, que as respostas chegarão a tempo ou dirão aquilo que você espera.

Mas se você agir como se a outra pessoa fosse simultaneamente esquecida, distraída e respondesse aos e-mails dela usando um teclado de celular, em breves intervalos entre um compromisso e outro, há como aumentar a chance de a sua resposta esperada chegar a tempo – até porque a situação descrita é a realidade de muita gente.

As dicas de hoje explicam como fazer:

  1. Use bem o campo “Assunto”. Ele precisa ser um resumo do seu… assunto. Não mais que 8 palavras! Inclua o verbo! “Reagendar reunião sobre o próximo curso de estatística” é melhor do que “Curso de estatística” ou do que “Nossa reunião”.

  2. Uma mensagem, um tema. Escreva seu e-mail e-mail sobre um único assunto. Se precisar de resposta sobre vários temas diferentes, mande vários e-mails ao longo do tempo (e não todos juntos).

  3. Seja breve. Não prejudique o seu conteúdo, mas se a mensagem puder ser lida sem rolar a tela, já está muito bom. Se não tiver mais que 10 linhas, melhor ainda.

  4. Seja objetivo. Vá direto ao ponto, e deixe muito claro qual a ação que você espera do seu destinatário. E-mail não é dissertação, e na maior parte dos casos você deve ir direto à conclusão. Portanto, se você quer resposta, faça logo a sua pergunta, e a construa de tal forma que a resposta também possa ser objetiva: “Sim”, “Na manhã de terça”, ou “Prefiro na churrascaria”, por exemplo.

  5. Adiante a sua parte da questão. Se a pessoa para quem você está escrevendo precisará de uma informação sua para poder lhe responder, já a adiante. Não escreva “Precisamos nos reunir, quando é bom pra você?”, porque a resposta tende a ser “Sobre o que? Quanto tempo? Quando você pode?”. Escreva direto: “Precisamos nos reunir por meia hora para fechar o contrato com o provedor, tenho disponibilidade todas as tardes dessa semana, menos quarta-feira, quando é melhor pra você?”

  6. Identifique-se. A não ser que você tenha certeza de que o seu destinatário sabe as respostas, diga quem você é, onde o conheceu, ou qualquer referência necessária para que ele saiba a quem está respondendo.

  7. Releia antes de enviar. A responsabilidade pela qualidade da sua mensagem é sua. Atenção para ambiguidades, para subjetividades, insuficiências e excessos. Remova-os sem piedade.

Pessoalmente falando, já faz tempo que eu recebo mais e-mail do que consigo processar, e deixo muitos sem resposta, embora me esforce para verificar o máximo possível. Obviamente, o meu primeiro critério para responder das mensagens que recebo é o interesse do assunto que ela trata – o meu próprio ou se consigo perceber o do interlocutor.

Mas tenho certeza de que perco muitas mensagens que me interessariam, porque os seus autores não conseguem deixar claro qual é o ponto de interesse para mim, ou porque eu termino de ler a mensagem sem entender o que seu autor deseja que eu faça. E neste caso, frequentemente os dois lados saem perdendo.

Que dicas você acrescentaria à lista das técnicas que ajudam a garantir mais respostas a e-mails?

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Autor: Augusto Campos

Imagem destacada deste post: Rawpixel.com / Freepik (banco de imagens)

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