Uma matriz de apenas 4 células (a Matriz de Eisenhower), que serve para identificar o que fazer primeiro e o que pode ser descartado, foi usada pelo general que planejou a estratégia aliada na Segunda Guerra, e pode te ajudar a passar mais tempo fazendo o que realmente importa.
Dwight Eisenhower, como general, foi o responsável por formular os planos gerais da estratégia dos EUA na 2ª Guerra Mundial, e depois ainda lhe coube executá-los, comandando todas as forças aliadas na Europa, incluindo o desembarque na Normandia, que hoje conhecemos como “o” Dia D.
Anos depois ele se tornou presidente dos EUA, sendo responsável por criar a NASA e a DARPA (agência de pesquisa que, entre outras coisas, deu os passos iniciais de implantação da Internet).
A História conta (e o livro The Victors, de Stephen E. Ambrose (*)(1) é a referência recomendada a quem gosta do assunto) que o envolvimento de Eisenhower com o planejamento da 2ª Guerra começou em um domingo de inverno, quando ele se apresentou para seu superior em um novo posto em Washington, e o superior (o Gen. Marshall, comandante das forças armadas) lhe perguntou, simplesmente: “Qual deveria ser nossa linha geral de ação?”
Eisenhower pediu algumas horas e elaborou, em uma única folha amarela de papel, as linhas gerais que apresentou ao seu superior ao final do mesmo dia, e que acabaram sendo a base de toda a estratégia que levou à vitória dos aliados, alguns anos depois, em 1945.
Esse grau de clareza e síntese ao planejar as próximas ações é algo a que nem todos nós podemos aspirar a ter, mas uma das ferramentas essenciais usadas por Eisenhower está sempre ao nosso alcance: a Matriz de Eisenhower.
É possível que você a conheça por outro nome. Tive o privilégio de aprendê-la na escola (ainda que sem referência ao General, que não a inventou mas a tornou célebre por usá-la).
O que a Matriz faz é muito simples: divide os problemas de acordo com a sua urgência e a sua importância:
Ah, pensa o esperto leitor, esse diagrama eu já conheço.
Espero que já conheça o diagrama mesmo, mas é hora de usá-lo como mais do que um simples instrumento para triagem de emergência. Quando Eisenhower estava escrevendo a sua lista, juntamente à sua primeira recomendação, ele anotou: “Velocidade é essencial” – e é mesmo, mas se você passar seus dias apagando incêndios e cuidando do bebê que já está com febre, não conseguirá avançar para além desse nível operacional e reativo.
Oriente seu esforço em direção à célula 2.
Note que a matriz tem 4 células, sendo que a de número 2 (do alto, à direita) é aquela em que você deveria se esforçar para passar a maior parte do tempo cuidando: o que é importante, mas não urgente. Ações planejadas, que levam a avanço estratégico e a ganhos de longo prazo. Gestão. Execução de planos.
Para chegar a isso, entretanto, você precisa superar a célula 1, que concentra o que é importante mas também é urgente. Enquanto houver itens aqui, eles precisam ser atendidos e resolvidos – por alguém. Precisa ser você? E, se precisar, precisa ocupar todo o seu tempo disponível? Pense em como você pode promover ações que reduzam o surgimento de novos itens nessa célula, de modo a poder terminar de lidar com os que já estão nela e poder evoluir para a célula 2.
Escape da célula 3 e não abra espaço para a célula 4.
Na célula 3 você encontra tudo que é interrupção e distração mas não gera valor considerável para os seus objetivos: é o urgente, mas não importante. O telefonema que interrompe a sua concentração mas não traz nenhuma informação nova, o ícone piscando para avisar que um semi-desconhecido mencionou o seu nome numa rede social, etc. Tudo isso demanda ação imediata, mas não traz nenhuma vantagem – procure removê-los da sua rotina.
Já a célula 4 é a perda de tempo por definição, ao menos quando estamos considerando a realização de trabalho (*)(2): o que não é importante, nem urgente. Trivialidades, atividades sem sentido e outros desperdícios de esforço.
Colocando em prática hoje mesmo
Hoje (ou em qualquer outra data) é provável que você tenha mais tarefas em aberto do que terá condições de resolver imediatamente, e assim precisará priorizá-las.
Experimente distribui-las entre os 4 quadrantes. Nem sempre é fácil, porque nossa vida não é cartesiana, mas faça o melhor possível, colocando cada tarefa em apenas uma das células.
Quando acabar de classificar, lide com as tarefas assim:
- Célula 4: não é importante, nem urgente. Descarte imediatamente sem maior análise, ou guarde para avaliar no final do dia por que essa tarefa está pendente, e como se livrar dela considerando que ela não tem importância.
. - Célula 3: é urgente, mas não é importante. Se você tiver recursos à sua disposição, delegue imediatamente, com a missão de evitar que a mesma situação volte a ocorrer. Se você não tiver recursos, adie até depois de tratar da célula 1, e aí se encarregue você mesmo de eliminá-la e prevenir que ela volte.
. - Célula 1: É importante, e é urgente. Resolva já, pessoalmente – ao menos até que a parte importante acabe. Depois, mova para a célula 3 e trate adequadamente.
. - Célula 2: É importante, mas não é urgente. Com a prática, é aqui que você vai passar a maior parte do seu tempo. No momento, apenas defina quando cada uma das tarefas que estão nessa célula terão que estar resolvidas, e programe a próxima ação que terá que realizar em cada uma delas.
Os passos acima são o uso mais básico da Matriz, mas o que ela tem de mais relevante é o aperfeiçoamento ao longo de suas repetições, com o objetivo de ter cada vez mais tempo e recursos disponíveis para a Célula 2.
Afinal, como disse o próprio Eisenhower, o que é urgente nem sempre é importante, e o que é realmente importante raramente é urgente.
(*) Notas:
(1) Que talvez você conheça por meio da série de TV Band of Brothers, baseada em um livro dele de mesmo nome.
(2) Embora na célula 4 se concentrem ótimas oportunidades que conduzem a elementos importantes da célula 2 quando se trata da qualidade de vida: o convívio, o lazer, etc. – é necessário saber reconhecer os contextos em que as atividades relacionadas a eles são importantes.
Autor: Augusto Campos
Publicado originalmente em Efetividade
